Должностная инструкция архивариуса

Должностная инструкция архивариуса

Преамбула

Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, а также внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия.
1.2. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.3. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению администратора офиса.
1.5. В своей работе архивариус должен руководствоваться:
1.5.1. Настоящей Должностной инструкцией.
1.5.2. Инструкцией по организации архивного хранения документов предприятия.
1.6. Архивариус должен знать:
1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.
1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.
1.6.3. Основные правила работы архивов организаций (предприятий, учреждений).
1.6.4. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими в процессе хранения.
1.6.5. Порядок составления описаний (описей) документов постоянного и временного хранения, актов об уничтожении документов, а также актов о выдаче документов во временное пользование.
1.6.6. Порядок оформления и до оформления дел при подготовке к передаче на хранение в государственный (ведомственный) архив.
1.6.7. Порядок ведения учета и составления отчетности по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.
1.6.8. Правила эксплуатации средств хранения документов.
1.6.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.10. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.
1.6.11. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в процессе архивного хранения документов предприятия.
1.6.12. Правила и нормы охраны труда.
1.7. Архивариус должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в т.ч. (указать конкретно наиболее важные).
1.8. Архивариус подчиняется администратору.
1.9. На время отсутствия архивариуса его замещает делопроизводитель.

2. Обязанности

2.1. Архивариус обязан:
2.1.1. Выполнять работу по архивному хранению документов предприятия на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.1.2. Обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив предприятия.
2.1.3. Выдавать на основании заявок (запросов) и с разрешения руководства предприятия во временное пользование состоящие на хранении документы (дела), фиксируя факт выдачи и возвращения документа (дела) в соответствующей документации.
2.1.4. Принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством, проверяя правильность их оформления и подготовки к хранению.
2.1.5. Участвовать в разработке и ежегодном уточнении номенклатуры дел предприятия.
2.1.6. Проверять правильность формирования и оформления документов (дел) при подготовке их к передаче в государственный (ведомственный) архив.
2.1.7. В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, принятые на хранение, вести их учет.
2.1.8. Своевременно и качественно подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.1.9. Вести работу по созданию справочно-поисковой системы по документам, состоящим на хранении, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
2.1.10. Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.1.11. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.1.12. Регулярно контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.1.13. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива.
2.1.14. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.
2.1.15. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.
2.1.16. Выполнять другие поручения и указания администратора по организации документирования управленческой деятельности предприятия.

3. Права

3.1. Архивариус имеет право:
3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам выполнения мероприятий архивного хранения документов предприятия.
3.1.2. Обращаться к администратору с предложениями, направленными на совершенствование организации архивного хранения документов предприятия.
3.1.3. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации архивного хранения документов предприятия.
3.1.4. Требовать от должностных лиц предприятия своевременного возвращения в места хранения ранее выданных им во временное пользование документов, делать им при необходимости соответствующие напоминания.
3.1.5. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Архивариус осуществляет организационно-информационное взаимодействие:
4.1.1. С администратором - по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.
4.1.2. С работниками офиса - по вопросам организации архивного хранения документов предприятия.
4.1.3. С начальниками подразделений, лицами, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях, - по вопросам выполнения требований архивного хранения документов предприятия.

5. Заключительные положения

5.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые могут быть дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами.
5.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение.
5.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия.
5.4. Дополнительно, такая инструкция может согласовываться с непосредственным руководителем работника.
5.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под роспись.
5.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательному передачи работнику для использования в трудовой деятельности.

С Должностной инструкцией ознакомился ____________________________________.
"___" ________________ 20 __ года.

Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________________.
"___" ________________ 20 __ года.